5 koraka do digitalnog računovodstva

Ideja da računovodstvo postane potpuno digitalno sve je istinitija i prisutnija u savremenom svijetu. Kompanije širom svijeta, zajedno sa svojim klijentima, već su preduzele značajne korake u digitalnom svijetu tokom protekle decenije, iako potpuna migracija na oblak tek treba da bude u potpunosti realizovana.

Na primjer, računovodstveni softver je evoluirao do tačke u kojoj više nije tako striktno odvojen od digitalnih platformi. Uzmite u obzir da, kao potrošači, sada skoro 60% naših kupovina obavljamo onlajn. Digitalno doba više nije nešto što nas čeka iza ugla, već je naša realnost.

A digitalizacija preduzeća više nije upitna. Sa trenutnom dostupnošću digitalne tehnologije, dva najvažnija pitanja su postala: kako i odakle početi?

Počnimo od osnova

Digitalizacija počinje sa jednostavnim stvarima. Šta je jednostavnije i svakodnevnije od rukovanja dokumentima? Prijenos dokumenata u digitalni oblik postao je neophodnost, a i pravo je vrijeme da se okonča obično prekucavanje. Sa našim eDokumentima, dokumenti se mogu jednostavno pretvoriti u digitalni oblik, bilo da se radi o skeniranim ili primljenim PDF dokumentima ili slikama sa pametnog telefona. Takođe, treba razmisliti i o skladištenju podataka. Određeni zahtjevi su obavezni jer su propisani zakonom, dok su neki povezani sa bezbjednošću podataka. Zamislite da izgubite sve svoje dokumente i podatke o klijentima preko noći. Sa eDokumentima koji se skladište u oblaku, brinemo o sigurnosti i zakonskoj usklađenosti, dok istovremeno imate pristup njima u bilo koje vrijeme. Automatskim stvaranjem sigurnosnih kopija osiguraćemo da je naše rukovanje podacima i dokumentima zaista bezbrižno.

Ovo su temelji svake savremene računovodstvene prakse, ali isto tako i samo početak na kojem treba graditi. Nakon toga, slijedi pružanje veće dodatne vrijednosti za klijente, ušteda vremena (i novca), te efikasna alokacija resursa. Samo uz optimizaciju i digitalizaciju svih ovih elemenata, preduzeće može postati zaista digitalno. U nastavku dijelimo nekoliko koraka koje računovođe treba da imaju na umu ako žele poslovati digitalno.

1. Jednostavna razmjena podataka sa klijentima

Najveća slabost za računovođe i knjigovođe jeste razmjena svih informacija, čak i u modernom digitalnom dobu. Koliko često se dešava da klijenti donesu hrpu računa u torbi na kraju mjeseca! Razmislimo i o neprekidnim pozivima i koordinaciji preko telefona. Pomislite na sve vrijeme koje je potrebno za rješavanje malih, ali realnih problema sa dokumentima klijenata. Sada je takve probleme u knjigovodstvu moguće riješiti putem onlajn rješenja PANTHEON Web Light, koje je povezano sa knjigovodstvenom bazom podataka i omogućava dodavanje svih vrsta dokumenata. Kada klijenti dostave dokumente, računovođa ih automatski prima u PANTHEON-u, gdje ih može knjižiti. To znači kraj lančanim mejlovima, telefonskim pozivima ili čekanju da se fizički dokumenti isporuče.

2. Automatsko fakturisanje i upravljanje zalihama

Automatskim preuzimanjem faktura kupaca, mogu se riješiti problemi sa zaboravljenim računima i odmah povezati sa stanjem zaliha. Uz onlajn poslovni program, kupci brzo i lako izdaju i fiskalizuju račune. Kupci i dobavljači se mogu automatski uvoziti u program iz AJPES baze podataka, čime se skraćuje vrijeme za unos podataka i izbjegavaju moguće greške prilikom unosa. Prilikom izdavanja računa, vrijednost i količina zaliha se takođe smanjuju. Program onlajn poslovanja omogućava i prikaz izdatih računa, zatvaranje blagajne, unos kupaca i potvrđivanje računa.

3. Bankovne informacije na dohvat ruke

Integracija ERP sistema sa bankarskim sistemima predstavlja veliki korak ka digitalizaciji poslovanja. Automatizacijom bankarskih transakcija omogućena je brza i bezbjedna razmjena dokumenata platnog prometa između informacionog sistema kompanije (ERP) i informacionog sistema banke. Za sve koji se bave računovodstvenim uslugama dostupno je sveobuhvatno rješenje koje, između ostalog, nudi i automatsko ažuriranje izvoda stanja i plaćanja u realnom vremenu. Uz nekoliko klikova, svi važni podaci se mogu obraditi bez potrebe da ih sami unosite ručno. Integracija ERP-a sa bankama omogućava pristup svim otvorenim bankarskim API-jima preko jedinstvene tačke, što čini integraciju značajno lakšom i za provajdere trećih strana.

4. Pojednostavljeni poslovni procesi kroz unaprijed definisane tokove

Vrijeme potrebno za obavljanje ponavljajućih zadataka i poslovnih procesa može se lako smanjiti kreiranjem radnih tokova. Sa PANTHEON eProces modulom, ovo je prilično jednostavno. Računi se obično moraju odobriti prije ulaganja. Ručno potpisivanje je spor proces, pa se ovo može izbjeći uvođenjem PANTHEON eProces-a koji omogućava kreiranje poslovnog procesa od unosa dokumenta do njegovog potvrđivanja.

5. Čuvanje sve dokumentacije na jednom mjestu

Sa ERP sistemima možemo zaboraviti na ormare pune fascikli i gomile papira u arhivi. Takvo skladištenje je neefikasno, skupo i sporo kada treba brzo da pronađemo određeni dokument. eDokumentacija je skladište svih dokumenata koji se koriste u preduzeću.

eDokumentacija je repozitorijum sve dokumentacije koja se koristi u kompaniji. U dokumentaciju spadaju primljena i izdata pošta (uključujući vođenje poštanske knjige), sva knjigovodstvena dokumentacija (bankovni izvodi, završni računi, opomene i sl.), komercijalna dokumentacija (ugovori, aneksi i sl.) i tehnička dokumentacija (uputstva za upotrebu, garantni listovi i sl.). Zahvaljujući poslovnom procesu koji je integrisan u PANTHEON, eDokumentacija omogućava lak prijem i obradu dokumenata. Velika prednost ovog sistema je i veoma laka pretraga svih dokumenata po različitim kriterijumima.

Da li ste zainteresovani za digitalizaciju računovodstva u vašoj kompaniji? Naši stručnjaci će vam rado reći više o mogućnostima digitalizacije vašeg računovodstva i pomoći vam da uvedete ePoslovanje u svojoj kompaniji. Pošaljite nam e-mail na prodaja@datalab.me ili nas pozovite na 020 21 21 21.