7 navika koje poboljšavaju efikasnost na radnom mjestu

Šta znači biti efikasan?

Efikasnost je sposobnost ostvarivanja rezultata, tj. ciljeva sa što manje uloženih sredstava. To je kvantitativna mjera koja predstavlja odnos između uloženog i ostvarenog. Raditi manje, a završiti više. Raditi pametnije, a ne teže!

Smatraš da možeš biti efikasniji na radnom mjestu?

Radom i disciplinom završavamo svoje obaveze, ali i dobra organizacija radnih zadataka igra važnu ulogu u povećanju produktivnosti. Razvijanje efikasnijeg načina rada ne čini vas samo produktivnijim već vam ostavlja i više slobodnog vremena koje možete da iskoristite da se usavršavate ili malo opustite.

U nastavku teksta pročitajte kojih 7 navika vam mogu pomoći da poboljšate svoju efikasnost na radnom mjestu i bolje organizujete svoje poslovne obaveze.

Manje zadataka = više obavljenog posla

Kada ujutro uđete u kancelariju, šta je prvo što uradite? Većina ljudi uzima kafu, provjerava svoju e-poštu i odredjuje prioritetne obaveze za taj dan. Međutim, svi se ponekad osjećamo zatrpano silnim obavezama. Skačemo sa zadatka na zadatak bez jasne strategije i pokušavamo da se izborimo u postavljanju prioriteta kada su radne obaveze u pitanju. Toliko silno želimo da završimo SVE obaveze da zapravo ne uspijemo da završimo ni one najosnovnije.

Pomenućemo načelo 80/20 poznatog italijanskog ekonomiste Pareta, poznato kao Pareto princip. Ideja je da se usmjeravanjem na 20% cjelokupnih obaveza za taj dan ostvaruje 80% uspjeha za taj dan. Dakle, da biste bili više efikasni potrebno je da se fokusirate na manje bitnih zadataka. Na taj način svoju energiju trošimo na zaista bitne obaveze.

Kako da odredimo koji su zadaci važniji od drugih može nam pomoći Ajzenhauer matrica. Ajzenhauer matrica je alat koji nam, putem grafičkog prikaza, omogućava da sagledamo relevantnost pojedinačnih zadataka. Na taj način možemo napraviti razliku izmedju bitnih i manje bitnih zadataka, pa odlučiti da li ćemo rješavanju zadatka pristupiti odmah, kasnije, da li ćemo zadatak delegirati nekom drugom ili čak, odustati od istog.

Organizovano odgovaranje na e-mailove

Mnogi ljudi odmah odgovaraju na primljenu e-poštu, što dovodi do smanjenja koncentracije i radnog učinka, jer se mozak jednostavno umori i zasiti velikom količinom različitih informacija. Sebi možete pomoći tako što ćete odrediti fiksne termine, u toku radnog vremena, kada provjeravate i odgovarate na mail-ove. Recimo, dolaskom na posao i nakon pauze provjerite i odgovorite na mail-ove. Na ovaj način ćete biti manje opterećeni i moći ćete da se posvetite svojim obavezama bez smetnji i gubitka koncentracije.

Uređen radni prostor

Udobno radno okruženje oduvijek je bilo važno za produktivnost. Neorganizovan i pretrpan radni prostor može negativno uticati na vašu sposobnost koncentracije i preuzimanje informacija. Zbog toga je važno da vaše radno okruženje bude dobro uređeno i bez nereda. Uvjerite se da imate sve što vam je potrebno za radnim stolom: papire, olovke, štampač, skener. Napravite sebi ugodjaj, učinite prostor inspirativnim i prijatnim: veći monitor, udobno sjedište, umirujuća muzika, slike na zidu, itd.

Stvari imaju tendenciju da se gomilaju tokom vremena, što stvara osjećaj preopterećenosti. Zbog toga izdvojite vrijeme, makar jednom nedeljno, da očistite radni sto, uklonite neželjene objekte i namogilane papire.

Utišajte nevažna obaveštenja

Korišćenje telefona i računara donosi veliki broj nebitnih obavještenja koja nam neprestano odvlače pažnju i izazivaju dodatan stres. Premda su to sredstva koja su nam neophodna da bismo obavili posao, društveni mediji, sajtovi, reklame i obavještenja nam otežavaju da zadržimo koncentraciju i produktivnost na visokom nivou. Iz tog razloga ima smisla isključiti zvuk ili prikaz nevažnih obavještenja dok radite. Takođe, možete razmisliti o preuzimanju aplikacija za produktivnost koje omogućavaju pristup samo funkcijama koje su vezane za vaš posao.

Napravite pauzu

Previše intenzivnog posla može stvoriti neku vrstu mentalne blokade. To su oni dani kada uprkos svim naporima, nismo toliko produktivni. Zaglavljeni smo na nekoj ideji, gdje je naša radna efikasnost naglo zaustavljena. U tim trenucima ne treba forsirati dalji rad na tom projektu, već NAPRAVITI PAUZU. Uradi nešto potpuno nepovezano sa zadatkom. Idi u šetnju. Uradi vježbe. Slušaj muziku. Promjena fokusa može vam pomoći da promijenite svoje trenutno stanje, tako da kada se vratite na posao, osjećate se osvježeno i spremno da se uhvatite u koštac sa svojim projektom koji sad vidite iz nove perspektive. Napravite više kratkih pauza tokom radnog dana da biste sebi dali vremena da se opustite i pregrupišete. Otkrićete da se na ovaj način radna efikasnost prirodno povećava.

Ne mora da bude savršeno!

Perfekcionizam je iluzija koja izaziva stres i može dovesti do ograničavajućih uvjerenja koja ometaju naš rad i nivo uspjeha. Svi želimo da odradimo poslovne zadatke savršeno, pa smo sebi postavili visoka očekivanja koja stvaraju pritisak. Razumijevanje i prihvatanje da ništa nikada neće biti u potpunosti savršeno urađeno pomaže vam da obavljate zadatke efikasnije i rasterećenije. Prihvatanjem ove činjenice počećete da posmatrate neuspjehe kao sastavni dio života od koga ne treba bježati već iz njega učiti. Oslobodite se perfekcionizma i fokusirajte se na napredak, povećaćete efikasnost kao i opšte blagostanje.

Posao treba da ostane u kancelariji

Uspješni ljudi znaju kako da usklade svoj profesionalni i privatni život na način da su oba u ravnoteži. Zato, po završetku radnog dana, ostavite posao u kancelariji i odvojite vrijeme za sebe, svoje prijatelje i porodicu.