Zašto su važni digitalni dokumenti?

Od kada postoje računari priča se o kancelariji bez papira. Priča se o elektronskom poslovanju, elektronskoj razmjeni dokumenata, uštedama vremena, eliminacijom nepotrebnog posla, smanjenju grešaka i ko zna čemu sve ne. I konstantno se osjeća da su to više lepe želje nego realnost. Zašto je to tako i ima li pomaka?

Poznati scenario – nepoznati rezultati

Svima je poznat scenario: kupac poruči robu ili usluge, prodavac pripremi porudžbinu pošalje je kupcu, kupac prihvati porudžbinu i kreće isporuka. Međutim tu sam proces nije završen. Dalje se roba isporučuje, pravi se otpremnica, roba se isporučuje kupcu, a računovodstvo pravi fakturu (ili više primjeraka: original za prodavca, original za kupca, kopija za arhivu i sl.) šalje je poštom na adresu kupca, kupac plaća i to bi trebalo da je to. Često, ovaj idealan slučaj propušta priliku da se desi. Razlozi su raznorazni koliko i brojni: neažurni matični podaci o kupcima u informacionom sistemu, neažurni podaci o kupcima u javno dostupnim bazama podataka, nedostatak adekvatnih procesa, problemi oko adekvatnog arhiviranja dokumenata, zatim problem slanja faktura poštom tek kada se nakupi dovoljno da ima smisla ići u poštu i sl. Sve te aktivnosti generišu određene troškove, umanjuju efikasnost (najčešće kroz ponavljanje aktivnosti i odsustvo pravovremenog dogovorenog plaćanja) i unose određene rizike u cijelo poslovanje.

Da li se išta od ovoga može izbeći primjenom digitalnih dokumenata?

Ušteda troškova usled smanjenja troškova poštanskih usluga

Ako uzmemo u obzir samo fakture: za izdavaoce faktura poštanski troškovi mogu biti značajni, naročito ako se fakture šalju kupcima preporučenom poštom uz povratnicu. Ukoliko se uzme da je cijena slanja takve jedne fakture 75 dinara i da kompanija na mjesečnom nivou izda oko 1000 faktura, mjesečno samo na poštanske troškove kompanija mora izdvojiti oko 75.000 dinara, a to nije mala cifra. Uzimajući u obzir ove cifre, jasno je da su uštede samo uz elektronske fakture velike, a da ne pominjemo ostale dokumente koji mogu biti digitalni.

Ušteda materijalnih i transportnih troškova – arhiviranje papira, koverte, papir, markice, troškovi štampanja

Slična je priča i u ovom slučaju i prirodno se nadovezuje na priču o poštanskim troškovima. Niko, zaista, ne šalje fakturu bez koverte, markice, papira na kom je faktura odštampana, mastila koje je potrošeno za štampu i sl.

Ako se uzme u obzir da samo elektronska faktura eliminiše sve ove stvari, vrlo precizno svaka kompanija može za sebe da izračuna koliko i u ovom dijelu na mjesečnom ili godišnjem nivou može napraviti ušteda korišćenjem digitalnih dokumenata!

Jednostavno arhiviranje digitalnih dokumenata na osnovu zakonske regulative

Vrlo važna stavka kada govorimo o digitalnim dokumentima u odnosu na tradicionalne papirne dokumente jeste način na koji se skladište i arhiviraju ovi dokumenti.

Prvo papirni dokumenti zauzimaju fizički prostor, a u zavisnosti od broja dokumenata i obaveze čuvanja i arhiviranja dokumenta zbog poreskih i drugih zakona, to može da zauzme poprilično prostora. Ako se uzme u obzir kvadrat poslovnog ili skladišnog prostora, kao i cijena polica i registratora, kao i ostalih stvari potrebnih za arhiviranje, jasno je da je trošak gigabajta prostora na sjerveru znatno povoljniji, čak reda veličine nekoliko desetina, ako ne i stotinu puta.

Većina ekonomskih prednosti, u suštini, ne dolazi iz ušteda na troškovima štampe i poštarine već́ od automatizacije i integracije cijelog procesa: od narudžbine do plaćanja.

Direktan doprinos smanjenju sječe šuma za proizvodnju papira

Ovo je samo po sebi jasno, jer sada već i vrapci znaju za rastuću potrebu očuvanja životne sredine, što možda u ovom trenutku ne izgleda bitno, ali svakako moramo razmišljati o tome kakvu planetu ostavljamo potomstvu.

Lakši pregled digitalnih dokumenata – neposredno iz informacionog sistema

Kako su dokumenti digitalni jasno je da je pretraga i pregled, posljedično i analiza dostupna neposredno iz informacionog sistem klikom na dugme.

Obrada digitalnih dokumenata je mnogo brža

Obrada digitalnih dokumenata uz pomoć informacionog sistema drastično smanjuje vrijeme za obradu takvih dokumenata. Dodatno umanjuje i greške koje mogu nastati prekucavanjem sa papira u postojeći informacioni sistem kompanije.

Za kraj – automatizacija digitalnih dokumenata – veliki potencijal!

Za razliku od tradicionalnih papirnih dokumenata, digitalni dokumenti obezbjeđuju sve podatke u digitalnom formatu. Ipak, jedna od ključnih odlika digitalnih dokumenata koja pravi značajnu razliku u odnosu na tradicionalne papirne dokumente jeste njihov potencijal za automatsku obradu. U tom smislu digitalni dokumenti se mogu generisati i transferisati automatski i direktno od izdavaoca do primaoca.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podijelite dalje…